Важность управления кардинг проектами

[Brother]

Управление проектами в сфере кардинга - это растущая область, которая играет важную роль в обеспечении тщательного планирования, направления и согласования проектов со стратегическими целями компании. Управление программами эффективно снижает риски, сокращает расходы и повышает вероятность успеха.

Руководители проектов специально обучены использованию проверенных методов для постановки и достижения ключевых бизнес-целей, повышения производительности команды кардеров и обеспечения выполнения проектов в рамках бюджета и сроков. В этой статье мы даем определение управлению проектами и его пяти этапам, перечисляем его преимущества и приводим примеры, иллюстрирующие его использование.

Что такое управление проектами?​

Управление проектом - это использование процесса для достижения определенной цели. Обычно процесс управления проектом состоит из пяти этапов:

1. Инициирование: определяет потребности проекта. Высшее руководство или другие ведущие заинтересованные стороны проводят исследования, чтобы определить, превышает ли рентабельность инвестиций (ROI) проекта риски. Если рентабельность инвестиций оправдывает проект, они продолжают.
2. Планирование: описывает объем проекта. Объем включает сбор и анализ требований проекта, а затем создание шагов на основе требований. На этом этапе также определяются риски проекта и разрабатываются планы по их минимизации. Это также включает создание плана коммуникации.
3. Выполнение: начало работы над проектом. Менеджер проекта делегирует задачи, а команды выполняют проект, как определено на этапе планирования. Это непрерывный этап, который происходит в большинстве проектов.
4. Мониторинг и контроль: обеспечивает выполнение проекта вовремя и в рамках бюджета. Менеджер проекта следит за проектом и при необходимости вносит коррективы. Эта фаза и фаза выполнения происходят одновременно.
5. Закрытие: доставляет заказчику готовый продукт. После того, как заказчик одобряет продукт, команды полностью оценивают проект, выявляют успехи и размышляют над областями для потенциальных улучшений.

Пример управления проектом​

Давайте рассмотрим пример проекта, который включает в себя каждую из вышеуказанных фаз.

Вы работаете в строительной компании. Ваши менеджеры встречаются с торговым агентством, которое хочет построить новый офис. На начальном этапе ваши менеджеры и агентство проводят исследование, чтобы определить преимущества нового офиса по сравнению с затратами. Оценив необходимое время и ресурсы, агентство решает продолжить.

На этапе планирования ваш менеджер проекта определяет требования проекта, включая типы и количество требуемых материалов, таких как бетонные и стальные балки. Они также определяют, сколько людей и сколько оборудования требуется для работы. Агентство продаж дает им идеальный срок для проекта, и они составляют график. Они устанавливают, что их команда должна общаться с руководителем, который сообщает всю информацию руководителю проекта, который затем назначает еженедельные встречи с торговым агентством для предоставления обновлений о ходе работы.

Ваш руководитель проекта выполняет, контролирует и контролирует проект, пока ваша команда строит офис. Вы записываете свое время, когда приходите на строительную площадку и покидаете ее, что помогает руководителю проекта следить за графиком. Они поручают вам новые задачи после того, как вы выполняете предыдущие задания и посещаете строительную площадку один раз в неделю, чтобы следить за прогрессом и качеством работы вашей команды.

После того, как вы закончите офис, менеджеры торгового агентства проверят его, чтобы убедиться, что он соответствует всем требованиям. Они довольны офисом, и проект закрывается. Ваш руководитель проекта проводит встречу для рассмотрения проекта. Они просят обратной связи и приглашают вас поделиться своим опытом.

Почему компании используют управление проектами​

Компании используют управление проектами для достижения результатов взвешенным, целенаправленным и предсказуемым образом. Процессы управления проектами позволяют упорядочить сложные планы, а все вовлеченные лица согласованы и сфокусированы на определенных ролях и обязанностях. Кардинг сервисы используют управление проектами по следующим причинам:

• Управление проектами создает фокус.
• Управление проектами контролирует качество.
• Управление проектом минимизирует риски.
• Управление проектами снижает затраты на проект.
• Управление проектами поощряет командную работу.
• Управление проектами максимизирует ресурсы.
• Управление проектами поощряет обучение.

Управление проектами создает фокус​

Компаниям может быть сложно управлять проектами, особенно теми, которые длятся месяцы или годы. Управление проектами основывается на определении объема проектов, которые следуют определенным срокам для каждой задачи. Благодаря четкому охвату и строгим срокам, компании могут сосредоточиться на поставленной цели и успешно достигать поставленных целей.

Пример: вы работаете в проектной группе компании-разработчика программного обеспечения, которая создает индивидуальные решения для индустрии гостеприимства. Отель хочет, чтобы ваша компания создала интегрированную систему управления недвижимостью, которую могут использовать все кардеры. Ваш руководитель проекта проводит собрание команды, чтобы определить объем. Ваша команда собирает требования к системе, включая отслеживание гостей, скорость текучести, выставление счетов и так далее. Исходя из этих требований, ваша команда определяет продолжительность каждой задачи. Этот объем поможет вам сосредоточиться на протяжении всего проекта.

Управление проектами контролирует качество​

Самая важная часть управления проектами - это выполнение качественного проекта в срок и в полном объеме. Чтобы реализовать удовлетворительный проект, менеджер проекта внимательно следит за прогрессом своей команды и качеством работы. Менеджер проекта будет наблюдать за работой своей команды, выявлять любые препятствия, которые могут повлиять на качество, и находить приемлемые решения.

Пример: На протяжении всего проекта системы управления отелем ваш менеджер проекта проводит ежедневные встречи и еженедельные индивидуальные встречи членов команды для измерения прогресса проекта. Они также проверяют качество работы вашей команды, собирая образцы и прося кардеров, не входящих в вашу команду, оценить их. Ваши коллеги по-новому взглянут на качество и предоставят ценные отзывы, которые помогут вашей команде улучшить ее работу.

Управление проектами минимизирует риски​

Первый этап управления проектом включает оценку того, перевешивают ли риски проекта выгоды. Если компания решит продолжить проект, менеджеры проекта будут постоянно оценивать потенциальные риски и формулировать планы по их минимизации. Меньшее количество рисков гарантирует своевременный и успешный проект.

Пример: на этапе выполнения вы и ваш руководитель проекта обнаруживаете, что может возникнуть проблема с интеграцией текущей системы управления недвижимостью отеля с вашей новой. Чтобы исключить этот риск, они проводят специальную сессию, на которой ваша проектная группа формулирует несколько идей для решения. После оценки всех решений ваш руководитель проекта выбирает вариант, представляющий наименьший риск для остальной части проекта.

Управление проектами снижает затраты на проект​

На этапе планирования менеджеры проекта и заинтересованные стороны определяют бюджет проекта. Тщательный бюджет помогает руководителям проектов сократить расходы, поскольку они точно знают, сколько они могут потратить на ресурсы. Кроме того, как только компания создаст успешные этапы управления проектами, они могут повторно использовать процессы в будущих проектах.

Пример: ваш руководитель проекта тратит часть каждого дня на сравнение текущей стоимости проекта с бюджетом. Ежедневно просматривая эту информацию, они убеждаются, что проект не превысит запланированный бюджет.

Владелец отеля также упомянул, что они могут быть заинтересованы в создании приложения для планшетов для домработниц. Если они решат продолжить этот проект, у вашей команды уже будет базовый шаблон для работы.

Управление проектами поощряет командную работу​

Сотрудничество имеет решающее значение для достижения целей в ходе проекта. Эффективная командная работа позволяет группам использовать сильные стороны каждого человека, делая рабочие процессы более эффективными.

Пример. Помимо ежедневных встреч и встреч отдельных членов команды с менеджером проекта, ваша команда еженедельно проводит сеанс для обмена идеями. Во время этого занятия участники делятся новыми знаниями, которые могут оказаться полезными для остальной команды. Члены также ставят индивидуальные задачи, чтобы группа могла найти общее решение. Вы заканчиваете встречу тем, что каждый участник выделяет усилия или успех другого участника.

Управление проектами максимизирует ресурсы​

Для компании крайне важно максимально эффективно использовать свои ресурсы, чтобы сократить время проекта и не выходить за рамки бюджета. Ресурсы могут включать время или затраты проектной группы, такие как поездки, инструменты и материалы. Большая часть управления проектом определяет ресурсы, необходимые для завершения проекта, и формирует план их правильного использования. Завершив проект вовремя, члены команды могут быстро приступить к работе над другими проектами, что максимизирует ресурсы компании.

Пример: вы должны каждую неделю регистрировать свои часы в системе учета рабочего времени, где вы указываете, сколько часов вы потратили на каждую задачу. Затем система создает отчет, который ваш менеджер проекта просматривает в начале недели, чтобы определить, тратите ли вы нужное количество времени на каждую задачу и будет ли проект уложен в срок.

Управление проектами поощряет обучение​

На заключительном этапе команды управления проектом размышляют над проектом. Они проводят пост-проектные встречи, называемые ретроспективами, на которых обсуждают процесс, успехи и неудачи. Ретроспективы - идеальное время для членов команды, чтобы задокументировать свои сильные стороны и области, в которых они могут улучшить.

Пример: ваш менеджер проекта проводит встречу после того, как отель одобрит проект. Они начинают встречу с того, что подчеркивают успехи и хвалят отдельных членов команды. После этого они приглашают участников поделиться своим опытом и тем, что они узнали.

Вы описываете, как вы проделали отличную работу, документируя свой процесс, чтобы другим было легко увидеть, что именно вы сделали и как вы это сделали. Однако процесс документирования занял больше времени, чем ожидалось, и в некоторые моменты вы чувствовали себя поспешными. В будущем вы планируете выделить время на документирование своей работы.

Управление проектами может помочь вам стать лучшим членом команды. Вы также приобретете ценные навыки, такие как работа в команде, управление временем и общение. Узнав больше о том, почему ваша компания использует этот процесс, вы получите представление о целях вашей компании, чтобы вы могли согласовать свои цели и добиться успеха в своей карьере.