Практически каждая работа потребует некоторой степени письменных коммуникативных навыков, будь то отправка электронных писем, общение в мессенджере или предоставление сводок и отчетов. Способность общаться четко, кратко и конкретно в письменной форме гарантирует, что все, с кем вы работаете, поймут, что вы им говорите. Поскольку письменные коммуникативные навыки очень важны в бизнесе, стоит потратить время на их улучшение.
В этой статье мы рассмотрим, что определяет сильные коммуникативные навыки, и дадим вам несколько советов, как улучшить свои собственные навыки.
Пример: «Мы внедряем новую политику задержек, чтобы гарантировать, что все кардеры могут уверенно полагаться на наш согласованный график. Подробные сведения о новой политике см. Ниже. Если у вас есть какие-либо вопросы, вы можете направить их руководителю отдела кадров».
Приведенный выше пример сразу достигает цели сообщения, затрагивает намерение, стоящее за изменением политики, и предоставляет явные шаги, которым нужно следовать, если читателю потребуются дополнительные разъяснения.
Пример: «Изучив статьи, которые вы написали для нас, я пришел к выводу, что вы один из самых талантливых писателей в нашей команде».
Лаконичное написание, как в приведенном выше примере, помогает сохранить ясность, избегая ненужных деталей или чрезмерно сложных структур предложений. Это также придаст вашему письму больше уверенности.
Пример: «Спасибо, что прислали это. Я выделил несколько неточностей, обнаруженных в этом отчете, и приложил последние данные нашей бухгалтерии. Пожалуйста, верните мне исправленный отчет до обеда в пятницу. Если у вас есть вопросы, не стесняйтесь спросить."
Даже при сообщении негативных новостей, таких как указание на ошибки, избегайте обвинений или выражений, которые могут заставить читателя почувствовать себя выделенным. Вы также хотите быть конкретным. Вместо того, чтобы говорить: «Этот отчет неверен», определите, что именно вы просите.
Пример: «Все руководители отделов рассмотрели предложение».
Пример: «Первоначальное руководство определяет объем и структуру проекта, разбивает его на этапы и предоставляет критерии для отслеживания прогресса и измерения результатов».
Без правильного использования запятых, артиклей, предлогов, времени глаголов и другой базовой грамматики приведенное выше предложение будет трудно понять.
Отличный способ встроить редактирование в свой рабочий распорядок - написать черновики всех писем, которые вам нужно отправить. Затем, когда все черновики будут завершены, вернитесь к началу и отредактируйте каждый из этих черновиков, прежде чем окончательно их отправить.
В этой статье мы рассмотрим, что определяет сильные коммуникативные навыки, и дадим вам несколько советов, как улучшить свои собственные навыки.
Что такое письменные коммуникативные навыки кардеров в кардинге?
Письменные коммуникативные навыки необходимы для того, чтобы изложить свою точку зрения в письменной форме. Хотя у них много общих черт с навыками вербального общения, между ними есть некоторые важные различия. В тех случаях, когда вербальное общение использует язык тела и тон голоса для выражения смысла и тона, письменное общение основывается на грамматике, пунктуации и выборе слов. Развитие навыков письменного общения требует практики и внимательного отношения к деталям.Примеры письменных коммуникативных навыков
В профессиональной среде отличные письменные коммуникативные навыки складываются из пяти ключевых элементов. Посмотрите на несколько примеров каждого из этих элементов ниже:Ясность
Ясность помогает вашему читателю понять, что вы говорите, или, по крайней мере, понять достаточно, чтобы знать, какие вопросы им нужно задать для дальнейших разъяснений. Ясность достигается благодаря тому, что мы пишем простым языком и придерживаемся конкретной, конкретной информации:Пример: «Мы внедряем новую политику задержек, чтобы гарантировать, что все кардеры могут уверенно полагаться на наш согласованный график. Подробные сведения о новой политике см. Ниже. Если у вас есть какие-либо вопросы, вы можете направить их руководителю отдела кадров».
Приведенный выше пример сразу достигает цели сообщения, затрагивает намерение, стоящее за изменением политики, и предоставляет явные шаги, которым нужно следовать, если читателю потребуются дополнительные разъяснения.
Лаконичность
Важно быстро и эффективно добраться до вашей точки зрения. Включите только те детали, которые необходимы для выражения вашей точки зрения:Пример: «Изучив статьи, которые вы написали для нас, я пришел к выводу, что вы один из самых талантливых писателей в нашей команде».
Лаконичное написание, как в приведенном выше примере, помогает сохранить ясность, избегая ненужных деталей или чрезмерно сложных структур предложений. Это также придаст вашему письму больше уверенности.
Тон
Тон относится к «голосу» вашего письма. В деловой переписке ваш тон должен быть профессиональным, смешанным с различной степенью формальности и дружелюбия:Пример: «Спасибо, что прислали это. Я выделил несколько неточностей, обнаруженных в этом отчете, и приложил последние данные нашей бухгалтерии. Пожалуйста, верните мне исправленный отчет до обеда в пятницу. Если у вас есть вопросы, не стесняйтесь спросить."
Даже при сообщении негативных новостей, таких как указание на ошибки, избегайте обвинений или выражений, которые могут заставить читателя почувствовать себя выделенным. Вы также хотите быть конкретным. Вместо того, чтобы говорить: «Этот отчет неверен», определите, что именно вы просите.
Действительный залог
Активный голос обычно более доступен и легче отслеживается для читателей, чем пассивный. Активный голос помогает лучше сформулировать предложение и позволяет читателю быстрее переходить к написанию. Сложный пассивный залог имеет место и в других формах письма, но он замедляет читателя в профессиональном общении.Пример: «Все руководители отделов рассмотрели предложение».
Грамматика и пунктуация
То, насколько вы обращаете внимание на точную грамматику и пунктуацию, будет зависеть от того, насколько формальным должно быть письмо. Однако даже в неформальном письме грамматика и пунктуация важны для обеспечения того, чтобы ваша точка зрения была донесена.Пример: «Первоначальное руководство определяет объем и структуру проекта, разбивает его на этапы и предоставляет критерии для отслеживания прогресса и измерения результатов».
Без правильного использования запятых, артиклей, предлогов, времени глаголов и другой базовой грамматики приведенное выше предложение будет трудно понять.
Как улучшить свои письменные коммуникативные навыки
Вот несколько советов, которые следует помнить всякий раз, когда вы что-либо пишете, будь то быстрое электронное письмо или подробный отчет:1. Знайте свою цель, прежде чем начать писать
Если вы четко поставите себе цель, ваше письмо будет целенаправленным и ясным. Эта цель может заключаться в том, чтобы заставить читателя действовать, ответить на ваше письмо или узнать важную информацию. Какой бы ни была ваша цель, вы должны достичь ее как можно быстрее в начале сообщения. Начните с ключевого момента и уточните детали, необходимые для его понимания. Подобная организация вашего сообщения передает суть так, что ее поймут даже читатели, которые могут просмотреть ее бегло.2. Указывайте только важную информацию.
После того, как вы написали свой первый черновик, прочтите его и задайте следующие три вопроса к каждому предложению:Является ли цель сообщения ясной и конкретной?
Если вам нужен отчет или обновление проекта, укажите конкретный срок, а не просто неопределенно укажите, что это срочно. Укажите, какие конкретные детали вы ожидаете включить в этот отчет или обновление. Читатель должен сразу понимать, чего вы от него ждете и когда, не расшифровывая ваше сообщение.Необходима ли эта деталь для понимания читателем цели сообщения?
Если вы можете удалить целое предложение, а читатель все еще может понять, что ему нужно сделать, подумайте об его удалении.Это написано максимально просто и прямо?
Вы пишете, чтобы донести суть, оставляя как можно меньше места для неправильного толкования. Хотя определенный отраслевой термин или более крупное слово могут быть более конкретными для значения вашего сообщения, если ваш читатель не понимает нюансов его значения, а вы понимаете, подумайте о более простом и доступном выборе слова.3. Используйте контуры
Для более длинных текстов, таких как отчет, найдите время, чтобы написать план, чтобы систематизировать свои мысли и определить лучший способ организации информации. Контуры могут быть бесценным ресурсом при написании, потому что они гарантируют, что вы изложите все необходимые моменты в логическом порядке.4. Будьте профессиональны
Даже если вы просто отправляете быстрое электронное письмо одному из ближайших коллег, избегайте шуток или личных жалоб. Самый безопасный подход - это предположить, что все письменные сообщения могут быть переданы всему офису. Прежде чем нажать «Отправить», спросите себя: « Вы бы согласились с тем, чтобы все прочитали это письмо? ”5. Тщательно отредактируйте
Прочтите все два или три раза. Помимо проверки базовой грамматики и правописания, обратите внимание на то, как это звучит. Задайте основные вопросы о ясности и эффективности написанного, например:- Как это течет?
- Имеет ли это смысл?
- Слишком много лишних деталей?
- Есть ли какие-то недостающие детали, чтобы понять суть? Вы написали это просто и прямо?
Отличный способ встроить редактирование в свой рабочий распорядок - написать черновики всех писем, которые вам нужно отправить. Затем, когда все черновики будут завершены, вернитесь к началу и отредактируйте каждый из этих черновиков, прежде чем окончательно их отправить.
