Возможность использовать некоторые из наиболее широко известных методов составления бюджета для управления проектами может помочь вам завершить проект в рамках выделенного бюджета. Независимо от характеристик проекта эффективное бюджетирование может напрямую повлиять на его шансы на успех. Знание методов составления бюджета управления проектами может быть ценным навыком, но требует исследования. В этой статье мы обсудим, что такое бюджетирование управления кардинг проектами, почему оно важно, и перечислим некоторые из наиболее часто используемых методов бюджетирования в управлении проектами.
Вот некоторые из вещей, которые необходимо определить при расчете бюджета проекта:
Что такое бюджетирование управления проектами?
Составление бюджета управления проектом - это действие по определению общей суммы средств, выделяемых на конкретный проект. Бюджет обычно оценивается менеджером проекта вместе с командой управления проектом и состоит из всех прогнозируемых затрат на предстоящий проект. Основная проблема в создании реалистичного бюджета - это понимание и правильная оценка индивидуальных затрат на все элементы, входящие в проект.Вот некоторые из вещей, которые необходимо определить при расчете бюджета проекта:
- Как будут отслеживаться затраты на проект до его завершения
- Как затраты распределяются по нескольким фазам и этапам проекта
- Какие инструменты будут использоваться для хранения данных о затратах и составления отчетов
- Каков план на случай, если бюджет проекта меньше или превышает бюджет
- Как бюджет проекта вписывается в общую стратегию головного сервиса
Почему важно составление бюджета в управлении проектами?
Бюджет проекта является одним из критериев, часто используемых для оценки его успешности, поскольку выгоды от завершения проекта сравниваются с его общими затратами. Некоторые из основных дополнительных причин важности бюджетирования в управлении проектами:- Он определяет общее направление деятельности. Прежде чем соглашаться на конкретный проект, сервису необходимо определить, как он вписывается в общую стратегию. Стоимость проекта является одним из наиболее важных факторов при определении этой стратегии, поскольку слишком большие расходы на один конкретный проект могут повлиять на доступность средств для других потенциальных проектов. Необходимо определить, окупаются ли выгоды проекта затратами, требует ли его результат дополнительных затрат и сможет ли сервис выдержать эти затраты в обозримом будущем.
- Это помогает определить свои приоритеты. Многим необходимо выбирать между несколькими конкурирующими проектами при распределении средств, и хорошо рассчитанный бюджет проекта может помочь лицам, принимающим решения, решить, будет ли один конкретный проект подходящим вложением.
6 типов методов бюджетирования управления проектами
Вот шесть самых популярных способов определения подходящего бюджета для проекта:1. Аналогичная оценка
Этот метод оценки бюджета состоит из анализа уже завершенного проекта с объемом, аналогичным текущему, и использования его бюджетных расчетов, скорректированных с учетом различий в объеме, качестве, сроке выполнения или любых других соответствующих параметрах. Это не всегда полностью точный метод, но он может быть подходящим методом в ситуациях, когда имеется ограниченная информация о предстоящем проекте и требуется быстрая оценка. Этот метод обычно быстрее и дешевле, чем другие, но может использоваться только компаниями, у которых в прошлом были аналогичные проекты.2. Параметрическая оценка
Этот метод оценки состоит из использования исторических данных и других связанных переменных для оценки объема, продолжительности и общих затрат проекта. Обычно это достигается путем изучения прошлых данных, расчета различных удельных затрат для различных аспектов, общих для текущего проекта, и корректировки пропорций в соответствии с объемом нового проекта. Точность этого метода обычно пропорциональна качеству и актуальности исторических данных, на которых он основан.3. Нисходящий метод
Этот метод состоит из полного просмотра бюджета проекта и последующего расчета индивидуальных затрат для каждого из требуемых процессов. Каждая часть общего проекта анализируется, рассчитываются ее точные затраты, а затем сравниваются с первоначальными оценками для каждой. Основываясь на результатах, менеджеры проектов могут увидеть, насколько рентабелен каждый процесс, и могут решить сократить объем некоторых частей проекта, чтобы он соответствовал общему выделенному бюджету.4. Метод снизу вверх
В отличие от метода сверху вниз, который разделяет проект на несколько процессов и рассчитывает индивидуальные затраты для каждого, с помощью метода снизу вверх менеджер проекта пытается напрямую сгенерировать общий бюджет проекта с помощью своей команды управления проектом. Как правило, для этого метода точность оценки бюджета обычно пропорциональна точности информации и рекомендаций экспертов, полученных в течение бюджетного периода.5. Трехточечная оценка
Этот метод использует три различных расчета для оценки бюджета: наиболее затратный сценарий, наиболее экономичный сценарий и сценарий, который наиболее вероятен. Используя эти цифры, вы можете приблизительно оценить требуемый бюджет, а также оценить некоторые риски, связанные с проектом.6. Анализ освоенной стоимости
Этот метод представляет собой способ оценки точности бюджета проекта во время его выполнения. Он состоит из постоянного сравнения затрат для каждой фазы проекта с ранее оцененными, обычно с использованием одного из четырех ранее упомянутых методов.Советы по точному составлению бюджета управления проектами
Учтите эти советы при определении бюджета проекта:- Сосредоточьтесь на потребностях. При создании бюджета для конкретного проекта важно помнить, что конечная цель любого проекта - помочь достичь своих целей. Точно зная, насколько ценен проект, вы можете повысить свои шансы на точное определение его бюджета.
- Поддерживайте открытое общение с заинтересованными сторонами. На всех этапах составления бюджета и реализации проекта вы должны постоянно общаться с людьми, которые выиграют от его успешного завершения. В зависимости от их приоритетов и потребностей вы можете определить, правильно ли составлен бюджет проекта или требуется корректировка объема и бюджета.
- Адаптируйтесь к изменяющимся параметрам. Различные непредвиденные события и ситуации могут произойти с момента бюджетирования проекта до его выполнения. При создании бюджета вам необходимо спланировать этот случай и иметь достаточно гибкости, чтобы адаптироваться к любым изменениям, внутренним или внешним.
