Управление кардинг проектом: что такое объем?

[Brother]

Точное определение объема может помочь всем заинтересованным сторонам понять работу, которую необходимо выполнить, и границы проекта. Четкое общение увеличивает шансы на успех. Если вы подумываете об управлении проектом, возможно, вы захотите узнать, как вы можете определить свою область действия, чтобы вести успешный проект. В этой статье мы обсудим объем в управлении проектами, как его определить и почему это важно.

Что такое объем в управлении кардинг проектами?​

Объем в управлении проектами - это одна из двух разных вещей: объем проекта и объем продукта.

Объем продукта относится к функциям, характеризующим продукт, результат или услугу. Обычно это основной интерес для конечного потребителя.

Объем проекта определяет работу, которую необходимо выполнить для успешной доставки продукта, результата или услуги в соответствии с объемом продукта. В нем описывается проект и описывается, как заинтересованные стороны планируют добиться успеха.

Почему важен масштаб?​

Объем проекта четко описывает все элементы, вовлеченные в проект, и те, которые не включены. Он регулирует, что можно добавлять или удалять по мере развития проекта. Определение объема проекта позволяет менеджеру проекта оценить время и стоимость, которые потребуются проекту. Сообщение о масштабах проекта гарантирует, что все заинтересованные стороны согласны с тем, что им нужно выполнить и как это будет происходить.

Управление содержанием усиливает эту коммуникацию, чтобы ограничить возникновение изменений во время разработки проекта, и определяет механизмы контроля для управления непредвиденными событиями. Следовательно, это позволяет лучше прогнозировать стоимость и график проекта, сокращая потери.

Процессы управления содержанием проекта​

Вот типичные процессы управления содержанием проекта:

• Планирование управления объемом
• Сбор требований
• Определение объема
• Создание иерархической структуры работ
• Проверка результатов
• Контроль за масштабом

Планирование управления объемом​

Опишите, как вы будете определять свою область действия, проверять ее и контролировать. Для его создания вы можете использовать устав проекта и план управления проектом, а также учитывать среду компании. Организуйте встречи, чтобы собрать все воедино. Цель состоит в том, чтобы определить процесс создания для описания области действия, таким образом, команда будет обрабатывать запросы на изменение и разногласия по элементам области действия, процедуре принятия результатов и WBS.

Сбор требований​

Требования - это цели, которые должен выполнить ваш проект, чтобы удовлетворить ваши заинтересованные стороны. Чтобы понять эти требования, вы можете проводить интервью, опросы, семинары и обсуждения в фокус-группах с заинтересованными сторонами.

В проекте может быть несколько целей, например создание новой услуги в организации или разработка программного обеспечения для нового продукта. Задокументируйте эту информацию в подробном списке с целью достижения этих целей. Вы должны понимать требования, чтобы снизить вероятность неприятных событий и добиться ожидаемых результатов.

Определение объема​

Определите объем вашего проекта в описании содержания проекта. В заявлении о содержании проекта подробно описывается все, что входит в ваш проект, и его основные результаты. Например, для нужд проекта, обязанности каждого члена команды, процедуры завершения, проверки и утверждения выполненной работы. Это также объясняет ожидания с точки зрения выполнения проекта.

Заявление о содержании проекта является основой для принятия решений по проекту после того, как с ним согласны все заинтересованные стороны. Некоторые из моментов, которые следует затронуть в заявлении проекта:

• Описание области применения продукта
• Предположения проекта
• Результаты проекта
• Ограничения и исключения проекта
• Критерии приемки продукции

Создание иерархической структуры работ​

Иерархическая структура работ или WBS - важный инструмент управления содержанием проекта. Он состоит из разбивки всего проекта на отдельные задачи. После того, как вы определили результаты проекта в описании содержания проекта, вы можете организовать их более мелкие элементы, называемые рабочим пакетом, которым легче управлять.

Проверка результатов​

Просмотрите и подтвердите результаты вместе с заинтересованными сторонами. В случае несогласия вы можете внести изменения в соответствии с комментариями заинтересованных сторон.

Контроль за масштабом​

В ходе проекта важно контролировать объем и управлять возможными будущими изменениями. Для этого вы можете сравнить отчет о производительности с требованиями и проверить, есть ли пробелы. При необходимости вы можете изменить объем. Следовательно, вам необходимо подготовить процесс контроля изменений. Идея состоит в том, что могут произойти непредвиденные события, но если вы готовы внести изменения в свою область видимости, это не должно повлиять на ваш проект.

Процесс обычно включает формальный запрос на изменение к заинтересованным сторонам. Они анализируют влияние запрошенного изменения на стоимость, качество и график проекта. После их принятия менеджер проекта может внести изменения в первоначальный план.

Как определить объем вашего проекта​

Объем проекта разъясняет ограничения проекта. Он определяет элементы, включенные в конечный продукт или услугу, и те, которые нет. Это важная информация для членов команды, заинтересованных сторон и высшего руководства. Вы определите объем вашего проекта в документе, который называется заявлением о проекте. Нет никаких строгих правил относительно длины этого документа, но вот шаги по его созданию:

1. Создайте описание области
2. Определите результаты
3. Определите критерии приемки
4. Список исключений из области видимости
5. Определить ограничения
6. Избегайте предположений
7. Заручитесь помощью

1. Создайте описание области действия​

Подробное описание результата, товара или услуги. Убедитесь, что вы сосредоточены на деталях, которые позволят заинтересованным сторонам понять границы проекта.

Пример: у подрядчика есть задача установить новое бухгалтерское программное обеспечение. Целью проекта является установка нового бухгалтерского программного обеспечения и управление переносом всех учетных данных из старой системы в новую.

2. Определите результаты​

Конечные результаты - это элементы, которые будет производить проект. Заявление о проекте должно включать подробный список результатов, даже тех, которые кажутся очевидными.

Пример: подрядчик будет предоставлять еженедельный отчет и проводить тесты в конце каждого этапа.

3. Определите критерии приемки​

В вашем заявлении о содержании должны быть описаны критерии, ведущие к принятию проекта. Критерии приемки могут оговаривать, требуется ли тестирование, например, для определения полноты. Еще один критерий, о котором следует упомянуть, - это сроки принятия и одобрение финансирования. Вы также можете указать, имеет ли организация окончательные полномочия или может быть выдан сертификат о завершении.

Пример: последний успешный тест с текущими данными бухгалтерского учета завершает последний этап. Бухгалтерский менеджер должен подписать результат этого теста с директором компании, чтобы договориться о завершении проекта.

4. Перечислите исключения из области видимости​

Когда некоторые элементы не включены в проект и открыты для интерпретации, лучше всего исключить их полностью.

Пример: В примере с бухгалтерским программным обеспечением подрядчик может исключить техническую поддержку пользователей после завершения проекта.

5. Определите ограничения​

Полное описание ограничений может помочь заинтересованным сторонам понять ситуацию, когда возникают проблемы. Важно понимать, что ограничения часто взаимосвязаны. Одно может повлиять на другое.

Учитывайте время, бюджет и объем, риск, качество, удовлетворенность клиентов, ресурсы, организацию, устойчивость и методологию.

Пример. В проекте установки программного обеспечения может быть временное ограничение: проект должен быть запущен до конца текущего финансового года. В приведенном выше примере существует организационное ограничение: проект считается завершенным, когда менеджер и директор подписывают совместный договор. Если они этого не сделают, потому что их нет, это может повлиять на ваш дедлайн.

6. Избегайте предположений​

Предположения - это то, что вы считаете правдой до того, как увидите результат. В управлении проектами он включает любую необходимую информацию, чтобы помочь заинтересованным сторонам понять ситуацию, когда возникают проблемы, как и ограничения.

Пример: в проекте установки программного обеспечения подрядчик предполагает, что конечные пользователи будут доступны для тестирования в ходе проекта. Другое предположение может заключаться в том, что даты отпуска директора и менеджера фиксированы.

7. Обратитесь за помощью​

Вы также можете обратиться к специалистам-консультантам, чтобы узнать их мнение. Они помогут вам определить потенциальные проблемы на этапе планирования проекта. Консультации с заинтересованными сторонами посредством встреч или семинаров необходимы для сбора всей запрошенной информации и информирования о масштабах проекта. Крайне важно прояснить любую необъяснимую область и уладить возможный конфликт для успеха проекта.

Пример: инженер-программист может нанять внешнего консультанта для участия в проекте.