Когда ваш рабочий проект имеет четко определенную цель, вы можете легче управлять своей командой и уложиться в сроки. План управления содержанием проекта поможет вам оптимизировать действенный подход, который приведет вашу команду кардеров к успеху. В этой статье мы объясним, что такое управление содержанием проекта, почему это важно и как вы можете создать собственный план управления содержанием кардинг проекта.
Кроме того, управление содержанием проекта обеспечивает следующее:
Заявление о цели должно быть достаточно подробным, чтобы четко объяснить необходимость проекта, но достаточно гибким, чтобы учесть возможные корректировки. Это поможет вам создать более адаптируемый план и стимулировать сотрудничество между членами команды.
Чтобы помочь вам разделить свой план на конкретные этапы, вы можете создать цели SMART, которыми вы будете руководствоваться. SMART означает «Конкретный, измеримый, достижимый, актуальный и основанный на времени».
Например, если проект перемещает офис в другое место, результатами могут быть отделы, которые необходимо переместить, с подгруппой, перечисляющей каждую ячейку в отделе. Этот вид высокоуровневой графики помогает людям увидеть каждую часть, составляющую целое.
Что такое управление содержанием проекта?
Управление содержанием проекта - это процесс разработки, контроля и руководства работой, связанной с проектом. Создав четкую схему, вы можете быть уверены, что вы и ваша команда достигнете своих целей, не выходя за рамки заданного бюджета и крайних сроков. В рамках вашего проекта также будут подробно описаны цель проекта, конкретные обязанности членов команды, конечные результаты для клиента или заинтересованных сторон и описание каждой фазы проекта.Почему важно управление содержанием проекта?
Не только объем проекта направляет работу команды, но также предоставляет рекомендации, если менеджеру проекта необходимо запросить изменения. Большой проект с большей вероятностью изменится с течением времени, поэтому более подробное содержание проекта упростит внесение любых необходимых изменений. План содержания проекта также важен, если вы контролируете сразу несколько проектов. Наличие четко определенного плана позволит вам организовать и управлять различными проектами.Кроме того, управление содержанием проекта обеспечивает следующее:
- Это создает видение: изложение деталей объема в начале дает заинтересованным сторонам и членам команды четкое видение конечного результата и шагов, необходимых для его достижения.
- Это предотвращает смещение объема работ: без определенного объема работ на проекты может повлиять «смещение объема работ» или превышение сроков и бюджетных ограничений по проекту. Это может привести к недопониманию или необходимости повторять работу заново.
- Это позволяет сфокусировать объем работ: когда объем конкретный, работа каждого человека может быть сфокусированной и точной. Цели и задачи записываются для удобства, и личный учет работы всегда доступен.
Как создать план управления содержанием проекта
Ваш план управления содержанием проекта будет иметь больше шансов на успех, если он будет следовать тщательному и детальному процессу. Выполните следующие действия, чтобы определить объем вашего следующего проекта.1. Определите объем проекта.
Определение объема проекта до его начала позволит вам определить, как оставаться в рамках бюджета, а также ориентироваться в потенциальных ограничениях. Чтобы определить объем, вы должны сначала рассмотреть потребности проекта, включая затраты, время, навыки, материалы и любые другие критически важные ресурсы.2. Спланируйте определение объема работ
Описание содержания должно быть конкретным, кратким и доступным для всех, кто имеет отношение к проекту. Он должен начинаться с общего описания проекта, за которым следуют результаты, предположения и ограничения. Он также может включать в себя основные ценности, мотивирующие проект.3. Обдумайте цели, которых вы хотите достичь.
Цель - основная причина проекта. Независимо от того, планирует ли ваша организация обновить продукт или внедрить новые корпоративные политики, твердая цель поможет обеспечить успех проекта.Заявление о цели должно быть достаточно подробным, чтобы четко объяснить необходимость проекта, но достаточно гибким, чтобы учесть возможные корректировки. Это поможет вам создать более адаптируемый план и стимулировать сотрудничество между членами команды.
Чтобы помочь вам разделить свой план на конкретные этапы, вы можете создать цели SMART, которыми вы будете руководствоваться. SMART означает «Конкретный, измеримый, достижимый, актуальный и основанный на времени».
- Конкретный: Будьте как можно более конкретными при детализации целей проекта.
- Измеримость: Сохраняйте измеримость целей проекта.
- Достижимость: используйте имеющиеся ресурсы и навыки вашей команды в качестве руководства, чтобы определить, насколько быстро и легко можно завершить проект.
- Актуальность: все меньшие цели проекта должны соответствовать основной цели.
- По времени: дайте возможность завершить проект в разумные сроки. Установка конкретной и конкретной даты окончания также поможет вам спланировать темп проекта.
4. Определите потребности проекта
Как и в случае с описанием объема работ, лучше всего быть очень конкретным в отношении потребностей проекта. Если, например, заинтересованным сторонам нужно больше места для хранения их продуктов, для объема работ требуется больше информации, чем «построить склад». Вам нужно знать расположение, размер, планировку и почему важно построить новый склад вместо того, чтобы сдавать его в аренду.5. Обозначьте свой план
При разработке плана управления проектом полезно составить схему с подробным описанием всех шагов, которые ваша команда кардеров должна будет предпринять перед завершением проекта. Хотя многие схемы будут отличаться в зависимости от организации и целей проекта, большинство из них будет иметь цель, список результатов, график, план возможных изменений в объеме проекта и процесс использования доступных ресурсов для завершения проекта.6. Определите любые ограничения
При ограниченных ресурсах и установленном сроке объем проекта должен четко сообщать свои руководящие принципы клиентам или заинтересованным сторонам. Это гарантирует, что все участники проекта одинаково понимают, чего ожидать от проекта.7. Создайте иерархическую структуру работ
Некоторым может быть полезно визуальное представление частей проекта при назначении задач. Структурная декомпозиция работ часто представляет собой древовидную диаграмму с полями, содержащими результаты.Например, если проект перемещает офис в другое место, результатами могут быть отделы, которые необходимо переместить, с подгруппой, перечисляющей каждую ячейку в отделе. Этот вид высокоуровневой графики помогает людям увидеть каждую часть, составляющую целое.
8. Совместно со своей командой обсудите объем проекта.
Перед тем, как приступить к проекту, вашей команде будет полезно ознакомиться с объемом проекта вместе с вами. Это даст вам возможность выслушать предложения, ответить на вопросы и убедиться, что каждый, кто работает над проектом, доволен созданным вами планом.Советы по созданию плана управления содержанием проекта
При планировании следующего проекта примите во внимание следующие советы:- Посвятите несколько дней разработке содержания проекта. Хотя сам проект займет большую часть вашего времени, вы и ваша команда выиграете, если выделите несколько дней для анализа потребностей проекта, доступного бюджета и целей, которых вы планируете достичь.
- Поддерживайте постоянное общение. Обеспечьте регулярную систему общения между вашей командой и вашими клиентами. Если вы обнаружите, что вам нужно внести изменения в объем проекта, как можно быстрее сообщая об этих обновлениях, вы сможете более эффективно перегруппировать и расставить приоритеты для рабочей нагрузки в соответствии с установленными сроками.
