20 способов написать электронное письмо

[Brother]

Умение писать понятные, дружелюбные и профессиональные электронные письма - основополагающий навык для вашей карьеры. Правильное начало и завершение писем может помочь вам наладить отношения и выполнить работу.

В этой статье мы расскажем, как создать электронное письмо, включая советы и несколько вариантов электронного письма, которые вы можете использовать в своей следующей переписке.

Почему важно правильно начинать электронную почту​

Электронная почта - важная форма общения, такая же, как телефонные звонки и видеоконференции. Вы должны относиться к каждому электронному письму как к возможности развить взаимное уважение со своими коллегами. Написав отличное начало для своего электронного письма, вы с большей вероятностью произведете положительное первое впечатление. Такое впечатление может побудить вашу аудиторию прочитать полное сообщение вашего электронного письма и предпринять необходимые действия.

Как начать электронное письмо​

При составлении начала электронного письма следует учитывать несколько основных рекомендаций:

• Правильно произносите любые имена, которые вы используете. Неправильное написание имени получателя может вызвать у него неуважение - если вы не уделили время тому, чтобы узнать его имя, он вряд ли поверит, что вы обратили внимание на другие важные детали. Чтобы обеспечить внимательное прочтение всего электронного письма и наладить отношения с получателями, убедитесь, что их имя написано правильно. Если вы переписывались с ними по электронной почте, скорее всего, их имя уже есть в их электронном письме и / или подписи. Если нет, проведите небольшое исследование, чтобы убедиться, что вы правильно поняли их имя.
• Будьте профессиональны. В приветствии по электронной почте может возникнуть соблазн показаться дружелюбным или взволнованным, используя веселое приветствие, смайлик или восклицательные знаки. Имейте в виду, что всегда лучше ошибаться в пользу профессионального и минимального.
• Знайте свою аудиторию. Вы должны адаптировать свое приветствие к своей аудитории. Если вы хорошо знаете получателя (получателей), возможно, будет уместно использовать более непринужденное приветствие. Ваше приветствие также может измениться, если вы обращаетесь к одному человеку, нескольким или многим людям. Убедитесь, что ваше приветствие соответствует людям, которым вы пишете.

Что включать в начало ваших писем​

В начале вашего электронного письма должно быть указано следующее:

1. Приветствие​

Чтобы начать электронное письмо, вы должны начать с приветствия. Вы можете сделать это по-разному, в зависимости от причины, по которой вы пишете, и от того, кому вы пишете.

2. С наилучшими пожеланиями (необязательно)​

После приветствия необязательно включать быстрое позитивное примечание, например: « Надеюсь, все в порядке » или « Надеюсь, у вас были потрясающие выходные». Это уместно, если вы не писали получателю в течение длительного времени или если у вас есть близкие отношения с получателем. Если вы знаете, что ваша аудитория ценит краткую заметку, содержащую только ключевую информацию, вы можете пропустить эту часть.

3. Причина написания​

Затем обязательно включите одно или два кратких предложения о том, почему вы пишете. Информирование получателя о цели вашего электронного письма может помочь задать тон всей вашей переписке.

Давайте подробнее рассмотрим приветствия по электронной почте, которые вы можете использовать в зависимости от электронной почты.

Примеры приветствий по электронной почте​

Вот несколько примеров приветствий, из которых вы можете начать свое электронное письмо. Как уже говорилось в советах выше, не забудьте выбрать приветствие, подходящее для вашей аудитории и причину написания:

При письме одному или двум адресатам:

• Уважаемый [ Имя ] ,
• Уважаемые [ Имя ] и [ Имя ] ,
• Здравствуйте, [ Имя ] ,
• Привет, [ Имя ] ,
• [ Имя ] ,

При письме трем или более получателям:

• Всем привет,
• [ Название группы или команды ] ,
• Привет, команда,
• Всем здравствуйте,
• Всем привет,
• Доброе утро,
• Добрый день,
• Добрый вечер,

Если вы не уверены в имени получателя:

• Уважаемый господин,
• Уважаемая госпожа,
• Уважаемый Господин или Госпожа,
• Привет,
• Привет,
• Уважаемый менеджер по найму,
• Привет,

Способы начать электронное письмо с примерами​

Вот примеры того, как вы можете начать электронное письмо в различных сценариях, применяя приведенные выше советы и методы.

При приеме на работу:

«Дорогая Жанин,
Надеюсь, у Вас все хорошо. Я пишу в ответ на ваше объявление о вакансии на должность помощника по приемной… »

После прохождения собеседования:

«Привет, Хавьер,
Еще раз спасибо за то, что нашли время встретиться со мной по поводу должности менеджера по бухгалтерскому учету сегодня. Я обращаюсь к вам с дополнительной информацией о моем портфолио, которую вы запросили… »

При настройке встречи:

«Приветствую команду!
Я обращаюсь к нам, чтобы назначить встречу по поводу предстоящего проекта… »

При представлении новых членов команды:

«Келли,
Привет! Я пишу, чтобы познакомить вас с новым членом нашей HR-команды, Хелен Фарбер… »

При принятии предложения о работе:

«Привет, Киран,
Большое вам спасибо за то, что вернулись ко мне. Я очень рад узнать об этом предложении… »

Написание электронных писем - важная часть любой работы. Обязательно подумайте о своей аудитории и о том, почему вы пишете. Это может помочь вам наладить четкую коммуникацию, которая выстраивает отношения и продвигает проекты. Профессиональное написание электронной почты может произвести положительное первое впечатление.